Assembleia Geral Ordinári / Annual General Meeting 2010

Dear Owner,


The Portuguese  acta for the 2010 AGM can be found below, followed by the minutes in English. 
A copy of the signed minutes, in Portuguese, is available on request


Kind Regards


SPOA Executive Committee

Assembleia Geral Ordinári 2010 Acta Número Três

Acta Número Três

Ao primeiro dia do mês de Junho de dois mil e dez, reuniu em Assembleia Geral Ordinária, a associação sem fins lucrativos denominada “ASSOCIAÇÃO DE PROPRIETÁRIOS DA QUINTA DAS SALINAS”, com sede no sítio da Quinta das Salinas, Vale do Garrão, freguesia de Almancil, concelho de Loulé, com o número de pessoa colectiva 502 696 478. A assembleia teve lugar no Hotel Formosa Park, Ancão, Almancil, com início pelas 11:00, em segunda convocatória, com a seguinte ordem de trabalhos:---------------------------------------------------------------------------------------------

1.      Boas vindas (Presidente)

2.      Relatório de 2009 (Presidente da Comissão Executiva)

3.      Relatórios Financeiros de 2009 (Tesoureiro)

4.      Eleição dos órgãos sociais para 2010 (Presidente)

5.      Orçamento para 2010 (Tesoureiro)

6.      Outros assuntos (Presidente da Comissão Executiva)

7.      Aprovação e assinatura das minutas (Secretário)

8.      Declaração de encerramento (Presidente)

Encontravam-se presentes os seguintes associados: ----------------------------------------

1. Ben Heisterkamp – 36
2. Chris Bateman –71 E
3. Sara Caetano 
4. Célia Barros – 69C
5. Bernard Canavan – 32
6. Joop van den Hemel – 14, 15 e 16
7. Elma van Westreenen - 21
8. Jeffrey Jackson - 19
9. Mark Dunn -  60

-O Sr. Ben Heisterkamp encontrava-se mandatado para representar na Assembleia Geral os seguintes associados: ---------------------------------------------------

1. A Hornung   -   4
2. C K Dekker -   22
3. Tantec Ltd - 47  (T Lyons)
4. Scianjh Ltd - 61 (J Hirsch)
5. J E de Vries -  63
6. A Michelmore -  68D
7. R O F Soares Ferraz -  71 A
8. A Caiado -  75 A
9. E Brown -  75B
10.  B Bremer  - 76BEGH
11. Barleymow Invest – 27
12. Val Wyatt Marine – 70A
13.  Mr. D. A. W. Turnbull – 41
14. Mr. R. Seddon – 73D
15. Pursglove Holdings – 70B
16. Richard and Carol Robinson – 11
17.  Michael Stracey – 17
18. John P. Nash – 26
19. Anthony Vivian Reeves - 71D
20. Gary Griffiths – 72D
21. David Burns – 3
22. Pierre Boonen - 74

Os srs. Jacques Hirsh e Derek Turnbull pediram para serem apresentadas desculpas em seu nome pelo facto de não terem podido comparecer.--------------------------------

O Sr. Chris Bateman encontrava-se mandatado para representar na Assembleia Geral os seguintes associados:-------------------------------------------------------------------

1. A M Solueta Vil - 70D

2. S Howse - 75F

O Sr. Joop van den Hemel encontrava-se mandatado para representar na Assembleia Geral o seguinte associado: -------------------------------------------------------

1. Maarten Ellis -13

Ponto 1 – Boas Vindas: Após serem conferidas as presenças e lida a Ordem de Trabalhos, o Presidente, sr Ben Heisterkamp que substitui para efeitos apenas da presente assembleia o ausente sr Coen Dekker (tendo lido uma declaração do mesmo) confirmou que, em segunda convocatória, a Assembleia se encontra validamente constituída para deliberar sobres os vários assuntos em discussão, nos termos do artigo 12º, al. d) dos respectivos Estatutos e apresentou as boas vindas a todos os presentes. ---

Ponto 2 – Relatório de 2009 (Presidente da Comissão Executiva)------------------------

Relativamente ao relatório de 2009, o mesmo foi apresentado e foram discutidos os seguintes assuntos: ----------------------------------------------------------------------------------

A)    Lotes 1 e 2- O proprietário, sr. Yves Riviere, contactou Mr C Bateman, o Tesoureiro para o informar que ainda se encontra a aguardar resposta da Câmara Municipal de Loulé mas concorda que se apresente aos associados o seguinte relatório:---------

O proprietário decidiu demolir e vender os lotes 1 e 2; O processo iniciou-se com um pedido de autorização apresentado alguns meses atrás: A CML solicitou que o pedido fosse de novo apresentado com alguns esclarecimentos; Tal foi feito e agora aguarda a respectiva autorização, mas desconhece quanto tempo mais a mesma irá demorar.-------

B)    Cisterna velha (entre os lotes 68/69 e 76) – A cisterna constituiu um perigo durante muito tempo. A Infraquinta iniciou agora os trabalhos de enchimento, de forma a tapar a mesma.--------------------------------------------------------------------

C)    Estradas : Foram colocados os sinais de stop e demarcadas as linhas divisórias.--

D)    Última reunião com a Infraquinta:-------------------------------------------------------

O atraso com o início da utilização dos contentores de lixo deveu-se a falha da companhia que instalou os mesmos e a Infraquinta espera que tal utilização se possa iniciar até dia 15 de Junho.-------------------------------------------------------------------------

Duas das palmeiras (área comum) encontram-se afectadas pela praga que as tem dizimado ultimamente. A Infraquinta vai tentar tratar as mesmas e se não conseguir serão removidas. A área em causa será irrigada de forma automática e o Eng Luis vai confirmar se o sistema funciona.-------------------------------------------------------------------

Os contentores serão substituídos por contentores subterrâneos. Aqueles serão retirados e substituídos por outros verdes colocados nos mesmos locais até se encontrar uma solução final para esta questão.--------------------------------------------------------------------

 As tarifas da água são iguais para todos os munícipes. A Quinta da Salina não paga a água mais cara. Mesmo que no futuro o abastecimento seja efectuado através do Garrão, ainda assim pagaremos através da Infraquinta.--------------------------------------------------

Ponto 3 - Relatórios Financeiros de 2009  (Tesoureiro) ------------------------------------

O tesoureiro, Sr. Chris Bateman, apresentou e explicou as contas relativas ao ano de 2009, tendo as mesmas sido aprovadas por unanimidade.-------------------------------------

Ponto 4 - Eleição dos órgãos sociais para 2010 (Presidente) ------------------------------

Foram apresentadas as seguintes candidaturas conjuntas ao preenchimento dos cargos dos órgãos da Associação: -------------------------------------------------------------------------

- Mesa da Assembleia Geral – Sr. Coen Dekker (Presidente) e D. Cidália Filipe (Secretária).-------------------------------------------------------------------------------------------

- Comissão Executiva – Sr. Ben Heisterkamp (Presidente), Sra. D. Sara Caetano Alves (Secretária), Sr. Chris Bateman (Tesoureiro) ---------------------------------------------------

- Conselho Fiscal – Sr. Jacques Hirsch (Presidente), Sra. D. Célia Barros (Secretária), Sr. Bernie Canavan (Secretário) -------------------------------------------------------------------

Distribuídos os boletins de votos aos presentes (total: 9), bem como os que votam através de procurador (total: 25), procedeu-se à respectiva votação secreta, tendo-se apurado os seguintes resultados: Os membros da Mesa da Assembleia Geral, da Comissão Executiva e do Conselho Fiscal foram eleitos por uma maioria de 34 (trinta e três) votos a favor e zero votos contra.------------------------------------------------------------

Ponto 5 - Orçamento para 2010 (Tesoureiro) ------------------------------------------------

O tesoureiro, Sr. Chris Bateman, apresentou e explicou o Orçamento para 2010, tendo o mesmo sido aprovado por unanimidade.----------------------------------------------------------

Referiu ainda que no corrente ano não será cobrada qualquer contribuição aos associados.--------------------------------------------------------------------------------------------

O sr. Jackson sugeriu que fosse arranjada a entrada que ficou um pouco danificada após as obras.-----------------------------------------------------------------------------------------------

Ponto 6 - Outros assuntos (Presidente da Comissão Executiva)--------------------------

A) O sr. Joop van den Hemel perguntou se a D. Célia Barros fazia parte da Comissão e a mesma esclareceu que fazia e faz parte do Conselho Fiscal; perguntou igualmente quantas vezes o Presidente da Assembleia Geral, sr. Coen Dekker, estivera ausente das assembleias e foi esclarecido que nos últimos 3 anos apenas se ausentara 1 vez.----------

B) Ténis courts – A SPOA foi contactada por um proprietário que é treinador de ténis e que gostava de saber de poderia utilizar os cortes de ténis para dar lições. Caso fossem acordadas condições adequadas o mesmo melhoraria as condições actuais dos cortes.

O sr. van den Hemel considera que a SPOA deve contactar a CML acerca dos cortes de ténis.---------------------------------------------------------------------------------------------------

A assembleia acordou que a SPOA pode iniciar os necessários contactos de forma a encontrar uma solução por 34 (trinta e quatro) votos a favor e 0 (zero) contra. ------------

C) Outras questões: ---------------------------------------------------------------------------------

O Sr. van den Hemel questionou a assembleia (em nome do sr. Ellis, a da D. Draper) acerca de: ---------------------------------------------------------------------------------------------

1. Esgotos – o sistema ainda não está perfeito, não funciona bem, pois por vezes existem maus cheiros. -------------------------------------------------------------------------------

2. Contentores de lixo – foi questionada qual a situação dos contentores e apresentadas queixas pelo facto da colecta de lixo ser agora paga quando antes não era. O sr. Chris Bateman esclareceu que a CML antes não cobrava porque sem cobrar a água (fornecida pelo sr. van Gelder) não havia meio de cobrar a recolha. Quanto aos contentores a assembleia já havia sido esclarecida. O sistema de recolha porta a porta continua a ser uma possibilidade. ----------------------------------------------------------------------------------

3. O sr. van den Hemel referiu também que considera que as estradas não foram devidamente terminadas e que em certas zonas ainda faltaria uma última camada.--------

4. Referiu ainda a situação da “ruína” e o sr. Bateman esclareceu de novo a assembleia nos termos acima referidos tendo o sr. van den Hemel tecido considerações acerca da offshore que é a dona. -

D) A proprietária do lote 21 perguntou se havia alguma questão relativa a este lote e o sr. Chris Bateman esclareceu que a SPOA e a Infraquinta estavam preocupados com o corredor técnico e parece que esta questão está agora ultrapassada.--------------------------

Ponto 7 - Aprovação e assinatura das minutas (Secretária)-------------------------------

A presente acta foi redigida de acordo com o que ocorreu na Assembleia e foi aprovada por unanimidade pelos presentes.------------------------------------------------------------------

Ponto 8 - Declaração de encerramento (Presidente) ----------------------------------------

E por nada mais haver a tratar, deu-se por encerrada esta Assembleia, pelas 12 horas e 5 minutos, tendo sido lavrada esta acta que vai ser assinada pelo Presidente e Secretária da Mesa da Assembleia e pelos associados/representantes presentes.-----------------------

Presidente da Mesa da Assembleia - _________________________________________

Secretária da Mesa da Assembleia - _________________________________________

2010 Annual General Meeting Minutes

Minutes :- Number Three AGM 2010

On the first of June two thousand and ten, the Ordinry General Assembly of the non-profitable association designated as “ASSOCIAÇÃO DE PROPRIETÁRIOS DA QUINTA DAS SALINAS”, with registered office at Quinta das Salinas, Vale do Garrão, parish of Almancil, council of Loulé, with fiscal number 502 696 478. The assembly took place at the Hotel Formosa Park, Ancão, Almancil and started at 11:00 on a second summoning, with the following agenda: ------------------------------------------

1.      Opening (President)

2.      2009 Report (President of the Executive Commission)

3.      2009 Accounts (Treasurer)

4.      Election of new association bodies (President)

5.      2010 budget (Treasurer)

6.      Other issues (President of the Executive Commission)

7.      Approval and signature of the minutes (Secretary)

8.      Closing (President)

The following associates attended to the assembly:

1. Ben Heisterkamp – 36
2. Chris Bateman –71 E
3. Sara Caetano 
4. Célia Barros – 69C
5. Bernard Canavan – 32
6. Joop van den Hemel – 16
7. Elma van Westreenen - 21
8. Jeffrey Jackson - 19
9. Mark  Dunn -  60

- Mr. Ben Heisterkamp represented at the assembly the following associates that could not attend:

1. Dr A Hornung  - 4
2. Mr C K Dekker - 22
3. Tantec Ltd - 47  (T Lyons)
4. Scianjh Ltd  -  61 (J Hirsch)
5. Mr J E de Vries -  63
6. Mr A Michelmore -  68D
7. Sra R O F Soares Ferraz -  71A
8. Sr A Caiado - 75 A
9. Mr E Brown -  75B
10. Mr B Bremer  -  76BEGH
11. Barleymow Invest – 27
12. Val Wyatt Marine – 70A
13.  Mr. D. A. W. Turnbull – 41
14. Mr. R. Seddon – 73D
15. Pursglove Holdings – 70B
16. Richard and Carol Robinson – 11
17.  Michael Stracey – 17
18. John P. Nash – 26
19. Anthony Vivian Reeves - 71D
20. Gary Griffiths – 72D
21. David Burns – 3
22. Pierre Boonen - 74

Apologies from Mr Jacques Hirsh and Mr Derek Turnbull for being absent.

- Mr. Chris Bateman represented at the assembly the following associates that could not attend:

1. Dr A M Solueta Vila Lote 70D

2. Ms S Howse Lote 75F

- Mr Joop van den Hemel represented at the assembly the following associatie that could not attend:

1. Maarten Ellis - 13

1 – Opening: Those attending  were listed and the agenda read and the President  substituted by Mr Ben Heisterkamp, due to the absence of Mr Coen Dekker, confirmed that, in this second summons, the Assembly was validly constituted to deliberate on all matters for discussion, according to article 12º, al. d) of the respective Articles of Association. The President welcomed all those present.

2 – 2009 Report (President of the Executive Commission)

The report was presented and the following issues discussed:

A)    Plot 1 and 2 – The owner, Mr. Yves Riviere has contacted Mr Bateman, the Treasurer. Mr Riviere is still waiting for a response from the Camara but has given owners a brief summary:

He has decided to demolish and sell Plots 1 and 2

He began the process of getting authorisation some months ago.

The Camara asked for the application to be resubmitted with further clarification

This has been done and he is now waiting for authorisation from them but does not know how much longer this will take.

B)    Old cisterna (between plots 68/69 and 76) – This has been a danger for some time. Infraquinta has now started the work of filling it in.

C)    Roads

The white lines have been completed and stop  signs placed.

D)    Last Infraquinta meeting 

The delay with the recycling bins is the fault of the company installing them. Infraquinta hopes they will be in use by 15th June.

Two of the palm trees are affected by the palm weevil, Infraquinta will try treating them but if this fails they will be removed. The area should now be irrigated from the mains water. Eng Luis will check to make sure it is working.

The moloks are due for replacement with underground bins. Infraquinta  will take the moloks out and give us temporary green bins again and put in the new replacements in the space left by the moloks.

 Water charges are the same throughout the whole Camara. We do not pay extra. Even if our water eventually comes through Garrao we will still get bills from Infraquinta.

 3 - 2009 Accounts (Treasurer)

The treasurer presented and explained the accounts relative to 2009 and the same were unanimously approved.

4 – Election of New Association Bodies

The candidates presented were:

- General Assembly Panel – Mr. Coen Dekker (President) e Ms. Cidália Filipe (Secretary).

- Executive Commission – Mr. Ben Heisterkamp (President), Mrs. Sara Caetano Alves (Secretary), Mr. Chris Bateman (Treasurer)

- Fiscal Board – Mr. Jacques Hirsch (President), Mrs. Célia Barros (Secretary), Mr. Bernie Canavan (Secretary)

The voting slips were distributed to those attending (total: 9) and also to the persons acting with the Proxies (total: 25), and the associates voted in a secret ballot with the following results: The members of the General Assembly Panel, Executive Commission and Fiscal Board were elected unanimously (votes: 34).

5 – 2010 Budget

The treasurer presented and explained the 2010 budget and it was approved unanimously

No fees will be charged to the associates during the current year.

€25,000 will remain on deposit

Mr. Jackson suggested that money be spent to ensure the main entrance is fixed following damage caused by the road constructors.

6 – Other issues

A) Mr. Joop van den Hemel asked if Mrs Célia Barros was a board member and she clarified this explaining she was a member of the Fiscal Board; he also asked how many times was the Assembly chairman had been absent and was informed that Mr. Coen Dekker, during the last 3 years, was absent only once.

B) Tennis courts – SPOA has been approached by an owner who is a local tennis coach who wants us to consider allowing the courts to be used for coaching. If suitable terms could be reached he would improve the courts.

The meeting agreed that SPOA should investigate the possibilities to find a suitable solution by a vote of 34 in favour to 0 against.

C) Other questions:

Mr. van den Hemel questioned the assembly (on behalf of Mr. Ellis, and Mrs Draper) about:

1. Sewage – the system is not perfect and  does not function well. Sometimes there are bad smells.

2. Garbage collection – The payment to Infraquinta was questioned. It was asked about this and also presented claims about the garbage collection not being paid before to the council as it now is. Mr. Chris Bateman clarified that the council did not charge for collection because they did not supply  the water (supplied by Mr. van Gelder). There was, therefore, no system to charge for garbage collection. Regarding the containers the question was already clarified to the assembly. Door to door collection is still a possibility.

3. Mr. van den Hemel considers the roads are not properly completed.

4. He also mentioned the  situation of Plots 1 and 2 and Mr. Bateman repeated to the assembly the above declarations of Mr Riviere,  and Mr. van den Hemel gave some informations about who is the owner of the plots – an offshore company.

D) Elma van Westreenen Plot 21 owner asked is there was any pending question regarding her plot and Mr. Bateman clarified that SPOA and Infraquinta were only concerned with the technical corridor and it seems the question has now been overcome.

7 - Approval of minutes

Since all matters were properly discussed and voted, those present will sign the Portuguese version of these minutes.

8 - Closing

The assembly was ended at 12:05 am and the minutes were written and will now be signed by all attendant or represented associates.

President of the General Assembly Panel - _______________________

Secretary of the General Assembly Panel - _______________________

There follows the signature of the attendant associates:

            Ben Heisterkamp – 36

      Chris Bateman –71 E

      Sara Caetano – 51

      Célia Barros – 69C

      Bernard Canavan – 32

      Joop van den Hemel – 16

      Elma van Westreenen - 21

      Jeffrey Jackson – 19

      Mark Dunn -  60