A reunião anual de 2010 irá-se realizar na Terça-feira dia 1 de Junho pelas 10.30 hrs no Hotel Formosa Park, Quinta das Salinas  

Esta carta inclui.

Agenda

Procuração (Anexo)

Sumário financeiro de 2009 (Anexo)

Proposta do Budget para 2010

Agenda

1.     Boas Vindas (Presidente Executivo da Comitiva)

2.     Relatório de 2009 (Presidente Executivo da Comitiva)

3.   Relatório financeiro de 2009 (Contabilista)

4.     Eleição da comitiva para 2010 (Presidente Executivo da comitiva)

5.     Budget e futuros usos dos fundos em 2010 (Contabilista)

6.     Outros assuntos (Presidente Executivo da comitiva)

7.     Aprovação e assinatura das minutas (Secretária)

8.     Relatório de fecho (Presidente Executivo da Comitiva)

Ponto 4                       

Eleição da Comitiva para 2010

A Comitiva completa terá que ser reeleita todos os anos.  

A Comitiva proposta para 2010 é a seguinte

Presidente                                                       Mr Coen Dekker

AGM Secretária                                                 Ms Cidalia Filipe

Executivo                                 Presidente        Mr Ben Heisterkamp

                                                Secretária         Mrs Sara Caetano

                                                Contabilista       Mr Chris Bateman

Quadro Fiscal                            Presidente        Mr Jacques Hirsch

                                                                        Mr Bernie Canavan

                                                                        Ms Celia Barros

 Nomeação adicional

Consultor Ambiental                                          Dr Joop Van Den Hemel

Artigo 10 menciona “A função de secretária pode ser exercida por uma pessoa não associada” Recorrendo á Cidália irá nos dar a possibilidade de ir ao encontro dos requerimentos e providenciar as minutas em língua portuguesa.

A votação na reunião será efectuada em votação secreta. Se não lhe for possível estar presente por favor utilize a procuração em anexo.

Se ainda não devolveu os seus dados actuais por favor inclua os mesmos na procuração ou entregue-os na reunião.

Pontos 3 & 5 Sumário Financeiro 2009 e Budget 2010

O sumário das Entradas e Saídas referente a 2009, incluindo breves notas, está anexado numa pasta separada.  As contas totais foram vistas pelo Departamento Fiscal.

Cópias das contas totais estão disponíveis a pedido dos proprietários.

A posição actual em 13 de Abril 2010 é que a SPOA tem um balanço de € 31,380.54 do qual o montante de  €25,000.00 está depositado numa conta .

Proposta do Budget para 2010

1.     € 25,000.00 ficará retido como deposito até estarmos satisfeitos com a finalização do cumprimento de todos os compromissos da Infraquinta   

2.     Não iremos cobrar a quota dos proprietários para 2010.

3.     O balanço existente nas contas correntes mantém-se disponível para melhoramentos menores e manutenção não efectuada pela Infraquinta.

Melhores Cumprimentos

Comitiva da SPOA

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2010 Annual General Meeting

Salinas Property Owners Association

The 2010 Annual General Meeting will take place on Tuesday 1st of June at 10.30 hrs in the Formosa Park Hotel, Quinta das Salinas

This letter includes:

Agenda

Proxy Form (Attached)

2009 Financial Summary (Attached)

Proposed 2010 Budget

Agenda

1.     Welcome (Executive Committee Chairman)

2.    2009 Report (Executive Committee Chairman)

3.    2009 Financial Statement (Treasurer)

4.    Election of 2010 Committee (Executive Committee Chairman)

5.    2010 Budget and future use of funds (Treasurer)

6.    Any other business (Executive Committee Chairman)

7.    Approving and signing the minutes (Secretary)

8.    Closing statement (Executive Committee Chairman)

Item 4              

Election of 2010 Committee

The full committee must be re-elected on an annual basis. The  committee proposed for 2010 is

Chairman                                                           Mr Coen Dekker

AGM Secretary                                                 Ms Cidalia Filipe

Executive                                Chairman          Mr Ben Heisterkamp

                                                Secretary           Mrs Sara Caetano

                                                Treasurer           Mr Chris Bateman

Fiscal Board                           President          Mr Jacques Hirsch

                                                                            Mr Bernie Canavan

                                                                            Ms Celia Barros

Additional Appointment

Environmental Advisor                                     Dr Joop Van Den Hemel

Article 10 states “The functions of Secretary can be performed by a non associate person”  Using Cidalia will allow us to meet the requirement of producing minutes in Portuguese.

Voting at the meeting is by secret ballot. If you are unable to attend please use the attached proxy form.

If you did not return your updated contact details please include these with your proxy form or bring them to the meeting

ITEMS 3 & 5 Financial Summary 2009 and Budget 2010

The summary of income and expenditure for 2009, with brief notes is attached as a separate file. The full accounts have been seen by the Fiscal Board.

Copies of the full accounts are available to owners on request

The current position on  April 13th 2010 is that SPOA has a balance of € 31,380.54 of which €25,000.00 is held in a deposit account.

2010 Budget Proposals

1.    €25,000.00 remains on deposit until we are satisfied that Infraquinta will meet all its      commitments

2.    We do not charge owners fees for 2010.

3.   The balance in the current accounts remains available for minor improvements and maintenance not carried out by Infraquinta

Kind Regards

SPOA Executive Committee

2010 Annual General Meeting

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2009 Accounts

2010 Proxy Form